Pengolahan Informasi

Otomatisasi Perkantoran
      
   → Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan dalam peralatan elektronik dengan tujuan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara informasi dengan orang-orang yang ada di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

   →  Sistem otomatisasi perkantoran didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi.


 Tujuan spesifik dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Penghasilan yang lebih tinggi vs penghindaran biaya
2. Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, namun komputer menunda penambahan pegawai yang dibutuhkan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah kelompok atau tim
4. Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ked an dari manajer membuatnya sangat cocok ditetapkan untuk memecahkan masalah kelompok
5. Dapat digunakan sebagai pelengkap, bukan pengganti
6. Sebagai salah suatu cara untuk komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan. Namun otomatisasi kantor tidak akan bisa untuk menggantikan semua komunikasi. Seperti interpersonal tradisional, percakapan antar muka, percakapan telpon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.

Otomatisasi kantor harus bertujuan untuk melengkapi komunikasi tradisional.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

1. Menjelaskan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staff dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat untuk menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :

·Pengolahan kata (word Processing).

·Surat elektronik (electronic mail).

·Voice mail.

·Kalender elektronik (electronic calendaring).

·Konfrensi audio.

·Konfrensi video.

·Konfrensi komputer.

·Transmisi faximile (FAX)

·Videotex.

·Desktop publishing.

Pengguna Otomatisasi kantor

Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1)    Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,     terutama SDM.

2)    Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3)    Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4)    Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

Tahapan Penerapan Otomatisasi Kantor 

Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut :

1)    Tradisional, dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih terfokus pada penggunaan Word Processing

2)    Transisional, dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

3)    Transformasional, dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT) 

Model Otomatisasi Kantor

Keterangan :

a.     Karena OA tidak memiliki, mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan disediakan oleh lingkungan.

b.     Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.

c.  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan.

d.  Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio

Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor 

Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yng dapat diuraikan sebagai berikut :

       1)    Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem ) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

           2)    Sistem Kolaborasi Elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

      3)    Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakan  sistem penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

        4)    Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

       5)    Sistem Elektronik Formal, sistem yang  didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM

         6)    Sistem Elektronik Informal, sistem yang  tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, seperti bentuk DSS.

Komunikasi pesan dan pengiriman dokumen

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

      a.    Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft Word

      b.    Electronic mail (email) yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail, tumblr

         c.    Voice mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

    d.    Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.

      e.    Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

       f.  Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

•       Video satu arah dan audio satu arah.

•       Video satu arah dan audio dua arah.

•       Video dan audio dua arah.

       g.    Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘telecon ferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

      h.    Facsimile Transmission (FAX), adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.

        i.      Video text, penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft PowerPoint yaitu aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau membuat presentasi, atau semacam slide show.

      j.  Image Storage And Retrieval. Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

    k.    Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:

•       Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.

•       Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.

•       Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.

      l.  Spread Sheet adalah penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan sebuah software yaitu yang disebut web browser atau kita sebut browser . Browser digunakan untuk menampilkan halaman web, ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi melalui internet dapat berupa blog dan web.

Proses Pengontrolan Informasi

Sistem informasi terstruktur adalah sistem yang berjalan berdasarkan norma yang berlaku dan sesuai dengan jabatan atau kedudukan masing masing diatas suatu organisasi.

Contoh sistem informasi terstruktur adalah: informasi gaji karyawan, tunjangan gaji karyawan, kenaikan gaji berkala, dll.

pengendalian operasional : Membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana ketiadaannya dapat menyebabkan deviasi dari kebijakan dan tujuan dan sasaran lingkungan; Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur; Membuat dan memelihara prosedur yang terkaitdengan aspek penting lingkungan yang teridentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan organisasi dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan terkait kepada pemasok dan kontraktor.

Pengendalian manajemen : mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskanaturan keputusan baru untuk ditetapkan personalia operasional dan mengalokasikan sumber daya.

perancangan strategi : mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.

   Proses yang ada di dalam pengontrolan informasi adalah 

sebagai berikut:

   Semua data yang diperoleh dikumpulkan menjadi satu dan selanjutnya diproses. Di dalam pemrosesan tersebut data dibedakan menjadi 2,  yaitu informasi yang berguna dan informasi yang tidak berguna. Informasi yang berguna itulah yang nantinya akan dipakai, sedangkan informasi yang tidak berguna akan dibuang.

Yang dimaksud dengan evolusi dan aplikasi CBIS adalah bahwa suatu sistem informasi manajemen tidak serta merta langsung menjadi suatu sistem yang bisa digunakan, melainkan ada tahapan-tahapan yang harus dilalui untuk menghimpun, menyimpan dan memproses data dari terciptanya sistem yang mengelola data tersebut menjadi sebuah informasi dan dari informasi tersebut terciptalah sistem pendukung keputusan berupa EDP, SIM dan DSS.

Pengendalian sosial pada sistem informasi manajemen

•  Membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi.
•  Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur.
• Membuat dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek penting lingkungan yang teridentifikasi dari barang dan jasa.

Pengendalian manajemen pada sistem informasi manajemen

•  mengukur prestasi.
• memutuskan tindakan pengendalian
• merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalia operasional dan mengalokasikan sumber daya.

Perencanaan strategi pada sistem informasi manajemen 

• mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.

Proses pengontrolan informasi pada sistem informasi manajemen

• Prosedur pengontrolan informasi secara terarah di rancang supaya meyakinkan pelayanan informasi, memberikan penerangan untuk obyek organisasi dan politik dan informasi disediakan dengan lengkap dan benar
•  Pengontrolan fungsi yang umum, operasi-operasi sistem informasi meyakinkan bahwa aplikasi-aplikasi dijalankan dengan benar dan bersifat operasional.

Macam pengontrolan informasi pada sistem informasi manajemen

• Pengontrolan yg berskema , digunakan untuk pembagian waktu dalam computer dan sistem golongan produksi 
• Pengontrolan secara perpustakaan, untuk program, datafile dan dokumentasi.
• Pengontrolan database, untuk updating, penggunaan databaseAccess control physical, untuk terminal komputer
• Backup dan prosedur penemuan kembali

   Semua data yang diperoleh dikumpulkan menjadi satu dan selanjutnya diproses. Di dalam pemrosesan tersebut data dibedakan menjadi 2, yaitu informasi yang berguna dan informasi yang tidak berguna. Informasi yang berguna itulah yang nantinya akan dipakai, sedangkan informasi yang tidak berguna akan dibuang.

Contoh pengontrolan pada saat proses berlangsung :

•  Transaksi hilang / disimpan di komputer berlangsung pada waktu proses
•  Kesalahan-kesalahan dalam pendataan tidak terdeteksi sehingga koreksi file tertukar Prosedur Pengendalian.
•  Umpan balik pada terminal untuk memeriksa pengolahan selain itu juga pada pusat proses prosedur transaksi
•  Membuat backup / copy dari file untuk pendataan online yang digunakan untuk pengusutan kesalahan.